Top Navigation Bar

Sabtu, 03 April 2010

Pengawasan Sebagai Salah Satu Tugas Manajemen

A. Manajemen
Salah satu sumber daya yang penting dalam manajemen adalah sumber daya manusia atau human resources. Pentingnya sumber daya manusia ini, perlu disadari oleh semua tingkatan manajemen. Bagaimanapun majunya teknologi saat ini, namun faktor manusia tetap memegang peranan penting bagi keberhasilan suatu organisasi.
Menurut Buchari Zainun (17:2001), manajemen sumber daya manusia merupakan bagian yang penting, bahkan dapat dikatakan bahwa manajemen itu pada hakikatnya adalah manajemen sumber daya manusia atau manajemen sumber daya manusia adalah identik dengan manajemen itu sendiri.

B. Fungsi Manajemen (Management Functions)
Fungsi - fungsi manajemen pada dasarnya dibagi menjadi 10 fungsi dasar yang menjadi acuan dan tujuan manajemen itu sendiri sebagaimana dijelaskan sebagai berikut:
1) Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
a) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
b) Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
c) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
d) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
e) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
f) Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.
2) Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
3) Leading
Leading, Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
a) Mengambil keputusan
b) Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
c) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
d) Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
4) Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

5) Motivating
Pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.
6) Coordinating
Pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
7) Controlling
Pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.
8) Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
9) Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.



10) Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

C. Manajemen dalam Fungsi Pengawasan
Sebagaimana dijelaskan dalam fungsi manajemen yang ke tujuh bahwa Pengawasan yang sering juga disebut sebagai pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.
Melihat fungsi dari pengawasan, maka pentinglah keberadaannya baik di dalam maupun di luar manajemen. Karena dengan adanya pengawasan itu sendiri, kita dapat mengetahui sejauhmana perkembangan yang terjadi dan juga menilai kesesuaian perkembangan tersebut dengan tujuan yang hendak dicapai oleh sebuah manajemen. Dengan kata lain penilaian ini diharapkan bisa membawa perusahaan ke arah yang lebih baik.
Pengawasan adalah salah satu fungsi dari seorang pemimpin, tapi seorang pemimpin harus memahami arti dan tujuan pengawasan. George R. Tery (2006:395) mengartikan control is to determine what is complished, evaluate it and apply corrective measures, if need, to insure result in keeping with the plan (Pengawasan adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan - tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan). Henry Fayol mengatakan control consist in verifying whether everything occur in conformity with the plan adopted, the instruction issued and principles established. Sedang Newman mengartikan control is assurance that the performance conform to plan.
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi - deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien. Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.
Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Dari batasan - batasan diatas maka control bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksnaan pekejaan sesuai dengan rncna semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersebut dilaksanakan. Intinya : memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewnang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan - penyimpangan, fleksibel, dapt merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dpat dimengerti dan dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
Sebagaimana yang menjadi tujuan dilaksanakannya sebuah pengawasan adalah:
a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya

D. Tahapan – Tahapan Proses Pengawasan
Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
a. Penetapan standar pelaksanaan;
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
1) Standar phisik
2) Standar moneter
3) Standar waktu
b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan laporan, metode, pengujian, dan sampel.
d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan - penyimpangan;
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan sebagai manajer.
e. Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

E. Jenis – Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi
1. Pengawasan dari segi waktu,
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara reprensif. Alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara repensif alat budget dan laporan.
2. Pengawasan dilihat dari segi obyektif,
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan pengawasan secara administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan pengawasan kebijaksanaan.
3. Pengawasan dari segi subyek,
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan ekstern.
a) Pengawasan Intern, pengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :
i. Laporan harian
ii. Laporan mingguan
iii. Laporan Bulanan
iv. Laporan khusus
v. Laporan harian
b) Pengawasan Ekstern, pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict (certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi periksa oleh akuntan publik. Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi jadi 4 golongan, yaitu:
1. Pemeriksaan umum, pemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan.
2. Pemeriksaan khusus, pemeriksaan khusus atau spesical anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang yang ditugaskan kepada akuntan public.
3. Pemeriksaan Neraca, pemeriksaan neraca dikenal juga drngan balance sheet audit artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan.
4. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus.

F. Bentuk – Bentuk Pengawasan
Dalam bentuknya sendiri pengawasan dibagi menjadi 3 bentuk yaitu:
1. Pengawasan Pendahulu (fee forward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

G. Metode – Metode Pengawasan
Metode - metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif.
1. Pengawasan Non-Kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:
a. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
b. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
c. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
d. Evaluasi pelaksanaan.
e. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
f. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.

2. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
a) Anggaran
1) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
2) anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
b) Audit
1) Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.
2) Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.
c) Analisis break-even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
d) Analisis rasio
Menyankut dua jenis perbandingan, yaitu:
1) Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu;
2) Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis.
e) Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
i. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
ii. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

H. Syarat Pengawasan yang Baik
Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :
1) Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2) Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3) Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4) Pengawasan harus obyektif, teliti, dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5) Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7) Pengawasan harus ekonomis.
8) Pengawasan harus mudah dimengerti.
9) Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan harus:
• Ekonomis
• Mudah dimengerti
• Adanya tindakan koreksi
• Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

I. Pelaku / Pelaksana Pengawasan dan pengendalian
Pengawasan dan pengendalian manajemen sendirri dilakukan oleh:
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )

J. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
i. pengukuran input
ii. hasil pada tahap awal
iii. gejala yang dihadapi
iv. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti

K. Referensi
Elqorni, Ahmad. 2009. Fungsi pengawasan dalam organisasi. http://elqorni.wordpress.com/2009/01/30/fungsi-pengawasan-dalam-organisasi/
Manajemen Umum (Pengawasan). 2009. http://jajusuf.blogspot.com/2009/11/manajemen-umum-pengawasan.html
MANAJEMEN SDM. 2010. http://askep-askeb.cz.cc/2010/01/manajemen-sdm.html
TUGAS MAKALAH MANAJEMEN UMUM. 2009. http://solvi92.ngeblogs.com/2009/10/06/tugas-makalah-manajemen-umum/
Comments
0 Comments

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar